Déclaration de confidentialité EduU

(Version 2, valable à compter du 10.01.2020)

La plateforme d’enseignement et d’apprentissage EduU, accessible depuis le site https://www.EduU.ch, est une plateforme d’organisation et de collaboration ainsi qu’une plateforme pédagogique d’apprentissage pour la mise en œuvre de scénarios d’enseignement et d’apprentissage à destination des écoles suisses. Toute école souhaitant utiliser EduU doit en acquérir une licence.

EduU est basée sur la plateforme sous licence « WebWeaver® School » de la société DigiOnline GmbH, Cologne (Allemagne). Le fournisseur de EduU est DigiOnline GmbH (ci-après dénommé « nous »).

Dans cette déclaration, nous vous informons sur le traitement de vos données personnelles lorsque vous visitez ou utilisez EduUF
. Vous pouvez avoir accès à cette déclaration de confidentialité à tout moment depuis n’importe quelle page de la plateforme EduU en cliquant sur le lien "Déclaration de confidentialité" en bas de page et l’imprimer à l’aide de votre navigateur ou la sauvegarder sur votre terminal.

(1) Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée est considérée comme personnelle si elle est attribuée à une personne physique identifiée ou si elle peut être attribuée à une personne physique et que cette personne peut ainsi être identifiée. Toute donnée permettant l’identification d’une personne est donc considérée comme personnelle (par exemple le nom, le numéro de téléphone, l’adresse électronique ou encore l’adresse IP).

(2) Quels principes s’appliquent à la protection des données sur EduU ?

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données et à la protection de votre vie privée. Vos données personnelles qui sont enregistrées lors de l’utilisation de EduU ou qui résultent de votre utilisation des différentes fonctions utilisateur sont traitées en Suisse sur le serveur d’un hébergeur certifié conformément aux spécifications du règlement européen sur la protection des données (RGDP) valables pour toute l’Europe. Cela vous garantit le niveau élevé de protection des données du RGDP, le même pour toute l’Europe ; cela vous donne en particulier accès aux nombreux droits des personnes concernées fixés par le RGDP. Les obligations légales et le niveau de protection des données exigés par les lois cantonales et fédérales suisses sur la protection des données sont bien entendu respectés.

En plus du contrat de licence pour l’utilisation de EduU, nous concluons avec chaque école un contrat pour le traitement des données, dans lequel nous lui garantissons par écrit le respect des règles de protection des données. En outre, nous documentons dans ce contrat les mesures de sécurité et d’organisation que nous prenons pour protéger les données de l’école.

(3) Qui est responsable du traitement des données ?

Le responsable (au sens du RGDP) du traitement de vos données personnelles sur EduU, que vous soyez enseignant(e), élève, parent ou partenaire de l’école, est l’école qui a créé votre compte d’accès à EduU sur la base du contrat de licence conclu entre l’école et DigiOnline GmbH.

Si vous visitez ce site web ou si vous avez obtenu un compte d’accès à titre d’essai (données d’authentification) à EduU directement de notre part, le responsable est DigiOnline GmbH en tant qu’exploitant de EduU :

DigiOnline GmbH
Probsteigasse 15-19
50670 Cologne
Allemagne

Téléphone : +49 221 6500 600
Adresse électronique : info@digionline.de

Délégué à la protection des données

DigiOnline GmbH a nommé un délégué à la protection des données. Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse datenschutz@digionline.de.

(4) Traitement des données sur le site web EduU

4.1. Fichiers journaux (« Logfiles »)

Lorsque vous accédez à un site web dans votre navigateur, celui-ci transmet certaines données au serveur web correspondant. Ces données sont automatiquement enregistrées par notre serveur web dans des fichiers journaux, appelés "fichiers journaux de serveur »(« Server-Logfiles »). Les données enregistrées contiennent les informations suivantes :

la date et l’heure de la demande au serveur
le nom de la page du site EduU ouverte
l’adresse du site web à partir duquel vous avez accédé à EduU ("référent URL")
le type et la version de votre navigateur
votre système d’exploitationn
votre adresse IP.

Le dernier octet de votre adresse IP, c’est-à-dire tous les chiffres situés après le dernier point, est enregistré de manière anonyme, de sorte que l’adresse IP que vous utilisez lors de votre visite sur EduU ne peut pas permettre de vous identifier personnellement tant que vous ne vous connectez pas sur EduU avec un compte d’accès.

Finalité, durée de conservation et base juridique du traitement

Nous utilisons les données contenues dans les fichiers journaux de serveur exclusivement afin d’assurer le bon fonctionnement technique du site (analyse des erreurs, défense contre les attaques DDoS) et à des fins purement statistiques sans aucune référence personnelle. Les fichiers journaux de serveur ainsi que toutes les données qui y sont enregistrées sont automatiquement supprimés après 7 jours. La base juridique du traitement des données est notre intérêt légitime au sens de l’article 6 alinéa 1 point f du RGDP à vous proposer ce site web et à établir des statistiques d’utilisation anonymes. Vos données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si la loi nous y oblige.

4.2. Formulaire de contact sur EduU

Pour vous permettre de nous contacter, nous mettons à votre disposition sur le site EduU un formulaire de contact, dans lequel nous vous demandons vos coordonnées personnelles, des informations sur votre école et éventuellement vos intérêts. Lors de l’envoi du formulaire, l’adresse IP est également enregistrée.

Nous envoyons à l’adresse électronique indiquée une copie du formulaire rempli avec toutes les informations saisies pour votre information. Ce message électronique automatisé contient, en plus de l’adresse IP que vous utilisez (voir ci-dessus), aussi des informations concernant le système d’exploitation que vous utilisez et la version du navigateur que vous utilisez (données du fichier journal).

Finalité, durée de conservation et base juridique du traitement

Ce formulaire de contact vous permet de prendre facilement contact avec nous. Les données saisies dans le formulaire sont transmises sous forme cryptée et utilisées exclusivement dans le but de la prise de contact. Nous enregistrons votre adresse IP afin d’éviter toute utilisation abusive. Nous supprimons les données saisies dans le formulaire dès lors que vous n’êtes plus intéressés par les services de EduU. Si vous ou votre école n’êtes pas devenu client de EduU, les données saisies dans le formulaire seront effacées à la fin de l’année d’exploitation, comme nous le faisons régulièrement. Les données saisies dans le formulaire sont traitées en vue de l’élaboration d’une relation contractuelle conformément à l’article 6, alinéa 1, point b du RGDP. Vos données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si la loi nous y oblige.

4.3 Infolettre

Sur EduU, nous vous offrons la possibilité de vous inscrire à notre infolettre afin de vous fournir des informations actuelles sur EduU par e-mail. Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre, nous collectons et traitons votre adresse e-mail. L'inscription à l’infolettre s'effectue par le biais d'une procédure dite de double opt-in, par laquelle nous vérifions votre adresse e-mail.
Après votre inscription à l’infolettre, nous ajoutons votre adresse e-mail à la liste de diffusion de notre infolettre et vous envoyons un e-mail confirmant votre inscription à l’infolettre.

Finalité, durée de conservation et base juridique du traitement
Le seul but de l'enregistrement et du traitement de votre adresse e-mail est de pouvoir vous envoyer notre infolettre à l'adresse e-mail que vous avez indiquée. Dans chaque infolettre, vous trouvez un lien pour vous désabonner de l’infolettre. Si vous vous désabonnez de l’infolettre via ce lien, votre adresse e-mail est définitivement supprimée de la liste de diffusion de l’infolettre.

Nous traitons votre adresse e-mail sur la base de votre consentement conformément à l'art. 6 al. 1 let. a RGPD. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement pour l’avenir en annulant votre abonnement à l’infolettre. Votre adresse e-mail est alors définitivement supprimée de la liste de diffusion de l’infolettre.

Nous effectuons la procédure de double opt-in sur la base de l'art. 6 al. 1 let. f RGPD en raison de notre intérêt légitime d'exclure l'utilisation abusive des adresses e-mail par des personnes non autorisées. Les adresses e-mail qui ne sont pas confirmées par la procédure de double opt-in dans les 7 jours sont automatiquement supprimées de façon définitive.

(5) Traitement des données des membres de EduU

5.1. Données d’inscription

Les comptes d’accès des membres de EduU sont créés par les écoles elles-mêmes via l’administration de l’école sur EduU. L’école gère de manière autonome les comptes d’accès ainsi que la configuration des droits des différents rôles et espaces de travail sur EduU. Avant la création d’un compte d’accès personnel à EduU, la personne concernée doit généralement donner son consentement à l’école.

L’accès à un compte de membre de EduU se fait à l’aide d’un identifiant (« données d’authentification ») et d’un mot de passe personnel. C’est l’école elle-même qui détermine la convention d’appellation de l’identifiant. Généralement, l’administration de l’école offre également la possibilité d’attribuer des identifiants anonymes. Dans la pratique, cependant, l’identifiant contient le nom de la personne concernée ; une utilisation anonyme de la plateforme dans le cadre de la communication et de la coopération intra scolaires est en effet peu pertinente.

Si vous avez obtenu des données d’authentification pour un compte d’accès à titre d’essai directement de notre part (DigiOnline GmbH), cet identifiant test donnant accès à une école virtuelle gérée par nous a été créé selon la convention « Prénom.Nom ». Vous recevez en outre des données d’authentification pour votre propre école test selon la convention « administrateur ». Dans votre école test, vous disposez des droits d’administrateur vous permettant de faire connaissance avec EduU de manière approfondie pendant la phase de test. Si vous souhaitez obtenir un identifiant test différent de la convention spécifiée, veuillez nous le faire savoir avant que nous ne créions votre identifiant test.

Votre mot de passe personnel est enregistré de manière cryptée sur notre serveur et ne peut être lu par aucun administrateur. Lorsque vous vous connectez pour la première fois à EduU et après chaque changement de mot de passe effectué par l’administration de l’école, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe personnel. Vous avez en outre la possibilité de modifier à tout moment votre mot de passe dans les configurations personnelles de votre ESPACE PRIVÉ.

À votre identifiant correspond également, dans la base de données utilisateurs de la plateforme, un numéro d’identification unique (ID) de même qu’un «Unique-ID » si votre compte d’accès a été créé à partir d’une base de données utilisateurs externe (par exemple, un logiciel de gestion scolaire) via une interface.

Finalité, durée de conservation et base juridique du traitement

Vos données d’inscription sont une condition préalable à l’utilisation de l’espace de connexion et des fonctions utilisateur de EduU qui y sont disponibles. Vos données d’inscription sont traitées jusqu’à ce que votre compte d’accès soit supprimé par l’administration de votre école. Nous traitons vos données d’inscription en accord avec le contrat de licence conclu avec votre école conformément à l’article 6, alinéa 1, point b du RGDP. Si vous avez obtenu un compte d’accès à tire d’essai de notre part (DigiOnline GmbH), vos données d’inscription sont traitées en vue de l’élaboration d’une relation contractuelle également conformément à l’article 6, alinéa 1, point b du RGDP. Vos données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si la loi nous y oblige.

5.2. Données utilisateur

Nous traitons les données que vous enregistrez en ligne sur notre serveur lors de l’utilisation des différentes fonctions utilisateur sur EduU exclusivement dans le cadre des dispositions légales et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre des fonctions utilisateur que nous devons contractuellement mettre à disposition des écoles et pour le bon fonctionnement technique de EduU.

En principe, vous décidez vous-même quelles données personnelles enregistrées par vous dans les différentes fonctions utilisateur peuvent être lues par d’autres membres de votre école. Vous pouvez également supprimer vous-même des données que vous avez enregistrées vous-même sur EduU (par exemple fichiers enregistrés dans des classeurs, entrées d’agenda, messages électroniques). Au cas où l’administration de l’école vous a privé des droits nécessaires à cet effet, l’école doit vous accorder les droits requis pour la suppression de ces données.

Finalité, durée de conservation et base juridique du traitement

Vous-même ou votre école déterminez la finalité de l’enregistrement des données que vous enregistrez vous-même. Nous traitons toutes les données utilisateur en accord avec le contrat de licence conclu avec votre école conformément à l’article 6, alinéa 1, point b du RGDP. Si vous avez obtenu un compte d’accès à tire d’essai de notre part (DigiOnline GmbH), vos données utilisateur sont traitées en vue de l’élaboration d’une relation contractuelle également conformément à l’article 6, alinéa 1, point b du RGDP. Vos données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si la loi nous y oblige.

5.3. Données d’utilisation après connexion

Si, après connexion à EduU, vous sauvegardez du contenu sur EduU dans les différentes fonctions utilisateur (par exemple fichiers enregistrés dans un classeur), la date et l’heure de l’enregistrement ainsi que votre nom ou votre identifiant seront enregistrées et affichées avec le contenu enregistré sur EduU.

En outre, nous enregistrons la date et l’heure de votre dernière et avant-dernière connexions de même que l’adresse IP que vous avez utilisée lors de votre dernière connexion.

Finalité, durée de conservation et base juridique du traitement

Dans le cadre de la coopération et de la communication des différents membres dans leurs fonctions utilisateur respectives, il doit à tout moment être possible de voir quel membre a enregistré quel contenu et quand. Avec l’enregistrement des données d’utilisation lors de votre connexion, nous attestons que vous avez accepté nos conditions d’utilisation de EduU lors de votre première connexion et que vous avez pris connaissance de notre déclaration de confidentialité. La date et l’heure de votre dernière connexion permettent de montrer si vous utilisez (toujours) EduU et si votre utilisation de EduU génère des frais pour votre école. La date et l’heure de votre avant-dernière connexion sont nécessaires pour que le système puisse afficher les contenus et les informations qui ont été sauvegardés depuis votre dernière connexion. La date et l’heure de votre première connexion sont enregistrées de façon permanente afin de documenter le début de votre utilisation.

Toutes les informations d’utilisation sont supprimées lorsque votre école supprime votre compte d’accès. Les données d’utilisation relatives à une date enregistrée (par exemple, le téléchargement d’un fichier dans un classeur) sont supprimées lorsque la date elle-même est supprimée.

Nous traitons toutes les données d’utilisation après connexion en accord avec le contrat de licence conclu avec votre école conformément à l’article 6, alinéa 1, point b du RGDP. Vos données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si la loi nous y oblige.

5.4. Données de demandes d’assistance par message électronique

Si vous avez des problèmes ou des questions concernant la plateforme, vous pouvez contacter notre équipe d’assistance à tout moment par message électronique à l’adresse électronique support@eduu.ch. Votre adresse électronique ainsi que le contenu de votre demande seront alors enregistrés dans notre système de tickets.

Lors de vos demandes d’assistance, nous vous prions de respecter le principe d’économie des données et de ne pas nous envoyer, sans y avoir été invités, des données personnelles (par exemple des listes d’utilisateurs) dont nous n’avons pas besoin pour traiter et clarifier votre problème.

Finalité, durée de conservation et base juridique du traitement

Le système de tickets permet à notre équipe d’assistance de traiter les demandes d’assistance dans les plus brefs délais. Les messages électroniques que vous envoyez à notre équipe d’assistance sont enregistrés dans notre système de tickets interne à des fins de documentation jusqu’à ce que le problème soit résolu. Nous traitons toutes les données de vos demandes d’assistance en accord avec le contrat de licence conclu avec votre école conformément à l’article 6, alinéa 1, point b du RGDP. Vos données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si la loi nous y oblige.

(6) Informations complémentaires sur la protection des données concernant les différentes fonctions utilisateur

6.1. Protocoles dans la fonction utilisateur « Chat »

Dans la fonction utilisateur "Chat", le système crée automatiquement un protocole de chaque session de chat comprenant l’identifiant des participants au chat ; ce protocole est stocké à des fins de documentation et pour permettre à l’école de remplir son devoir de surveillance lors de l’utilisation du chat. Les protocoles de chats peuvent être consultés à tout moment par les utilisateurs disposant de droits d’administration dans la fonction utilisateur "Chat" au niveau de l’école ainsi qu’au niveau d’une classe et d’un groupe. Un utilisateur disposant de droits d’administration peut supprimer des protocoles de chat existants.

6.2. Transfert de données dans la fonction utilisateur « Conférence »

Lorsque vous utilisez la fonction "Conférence", nous transmettons votre nom affiché sur EduU à notre prestataire de services edudip GmbH afin que les participants à une conférence puissent s’identifier mutuellement et échanger. Une utilisation anonyme de la fonction « Conférence » n’est pas possible.

Il est possible de partager des fichiers conservés dans le classeur d’un espace de travail dans la fonction utilisateur "Conférence" de cet espace de travail. Ces fichiers peuvent alors être ouverts et présentés dans la conférence par le modérateur.

Le système de conférence est exploité par edudip GmbH sur un serveur situé en Allemagne. Dans ce cadre, nous avons conclu avec edudip GmbH un contrat de sous-traitance qui garantit que les données transmises et celles générées pendant la conférence soient traitées conformément au RGDP.

6.3. Données concernant les progrès des élèves dans la fonction utilisateur « Courselets »

Lorsque vous travaillez dans des "Courselets" (modules d’apprentissage) de EduU, votre administrateur ou votre modérateur peut, pour raisons de suivi pédagogique individuel, visualiser vos résultats dans le domaine de la plateforme concerné (école, classe, groupe). Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez, depuis votre espace PRIVÉ, vous désabonner vous-même à tout moment d’un Courselet que vous avez déjà commencé. Les données déjà enregistrées concernant vos progrès sur ce Courselet seront alors supprimées.

6.4. Enregistrement de l’historique dans la fonction utilisateur « Messenger »

Lorsque vous utilisez la fonction utilisateur « Messenger » de EduU, l’historique de vos messages, classés par interlocuteur ou par classe et par groupe, générés par votre utilisation de la fonction est stocké pendant sept jours. Les messages plus anciens sont supprimés automatiquement. Vous avez la possibilité de supprimer vous-même à tout moment l’historique de vos messages dans la fonction utilisateur Messenger depuis votre espace PRIVÉ.

Vous pouvez utiliser la fonction Messenger de EduU non seulement dans votre navigateur, mais également avec l’application WebWeaver®. Les messages reçus et envoyés sont conservés dans l’application jusqu’à sa désinstallation. L’historique de vos messages des sept derniers jours enregistrés dans EduU.ch est également chargé par l’application à chacun de ses démarrages ; ainsi, vous pouvez continuer sans problème avec l’application une conversation commencée dans votre navigateur, sans que les messages écrits dans le navigateur ne vous manquent dans l’historique. Vous trouverez toutes les informations concernant la politique de confidentialité de l’application WebWeaver® sur https://www.webweaver.de/dse_webweaver_app

6.5. Fonction utilisateur « Messagerie » : Filtres antispam, protection antivirus, domaine d’utilisation et durée de conservation

Votre identifiant ("données d’authentification") sur EduU est également l’adresse électronique que EduU vous attribue automatiquement à la création de votre compte d’accès. Vous seul avez accès à votre messagerie personnelle depuis la fonction utilisateur « Messagerie ». L’administration de l’école ne peut pas lire les messageries créées par l’école. Vous pouvez à tout moment supprimer entièrement tout message électronique envoyé ou reçu dans votre messagerie. Votre messagerie est totalement supprimée lors de la suppression de votre compte d’accès.

Filtres antispam et protection antivirus

Vous pouvez à tout moment activer le filtre antispam intégré à votre messagerie afin que les messages électroniques détectés comme spam soient automatiquement placés soit directement dans le dossier « Corbeille » soit dans un dossier spam. Une protection antivirus est activée par le système dès la création de votre adresse électronique.

Domaine d’utilisation

Le domaine d’utilisation pour la réception et l’envoi de messages avec les adresses électroniques créées par l’administration de l’école peut être défini par l’administration de l’école. L’école peut décider si les adresses électroniques de EduU peuvent être utilisées, en plus de la communication intrascolaire, également pour la communication avec d’autres écoles (sur EduU uniquement) ou bien aussi pour un échange externe (messagerie web à part entière avec messagerie IMAP utilisable dans le monde entier avec accès externe).

Durée de conservation des messages électroniques

Vous pouvez définir la durée de conservation de vos messages pour les classeurs standard de votre messagerie. Pour le classeur Corbeille, une durée de conservation de quatre semaines au maximum est prédéfinie. Les messages électroniques conservés dans le classeur Corbeille sont ainsi automatiquement et définitivement supprimés au bout de quatre semaines. Pour le classeur Courrier Reçu, une durée de conservation d’un an est prédéfinie. Les messages électroniques conservés dans le classeur Courrier Reçu sont ainsi automatiquement et définitivement supprimés au bout d’un an, sauf si vous avez modifié la durée de conservation.

6.6. Connexion avec une adresse électronique externe comme « alias » et visibilité de l’alias par l’administration de l’école

L’administrateur EduU de votre école peut, avec votre accord, indiquer votre adresse électronique externe comme donnée d’authentification alternative (comme « alias ») dans l’administration de l’école. Vous pouvez ainsi vous connecter à EduU avec cette adresse électronique externe (par exemple prénom.nom@domaine.de) comme identifiant (données d’authentification) alternatif. Les personnes disposant au minimum de droits de lecture dans l’administration de l’école peuvent voir ces adresses électroniques externes dans l’administration, et aussi les modifier quand elles disposent également de droits d’administration.

6.7. Fonction administration « Purgatoire » : Assurance contre la perte de données après suppression involontaire

Avec la fonction « Purgatoire », les comptes de membres ainsi que les classes et les groupes supprimés par l’administration peuvent être récupérés par l’école avec toutes les données rattachées dans un délai de 60 jours après leur suppression. L’objectif est de permettre aux administrateurs des écoles d’annuler les suppressions erronées sans perte de données.

Les administrateurs peuvent à tout moment effacer définitivement du Purgatoire des comptes, classes ou groupes supprimés ; les données ne peuvent alors plus être récupérées par l’administration de l’école.

6.8. Protocole des activités de l’administration dans la fonction « Log »

Si vous avez des droits d’administration au niveau de l’école, vos actions dans l’administration de l’école en question sont conservées pour 56 jours dans un protocole sous forme de tableau dans l’administration de l’école. L’attribution des droits n’est listée que dans les cas où les droits d’administration au niveau de l’école sont réattribués ou révoqués. Dans tous les autres cas, toutes les activités de l’administration sont listées par membre (par exemple, la création et la suppression de comptes d’accès). Le protocole garantit la traçabilité des activités administratives internes de l’école et peut être consulté à tout moment par les administrateurs de l’école dans l’administration de l’école. Les activités de l’administration datant de plus de 56 jours sont supprimées automatiquement du protocole.

6.9. Liste des classes et accès des enseignants aux classes

En tant que membre dans le rôle d’enseignant, vous pouvez accéder à des classes de votre école sans être membre de ces classes. Cela vous permet par exemple de faire des remplacements sur EduU ou de remplir votre devoir de surveillance, sans que l’administration de l’école ait besoin de vous donner accès à la classe concernée. Si des enseignants de l’école ne doivent pas avoir accès à une classe, cette classe peut, à l’aide de paramétrages, ne pas apparaître dans la liste des classes. Seuls les enseignants ont accès à la liste des classes de l’école.

Si besoin est, l’administration de l’école ou celle d’une classe peut déactiver la visibilité de certaines classes pour les utilisateurs non membres de ces classes.

Création de groupes et de classes par les enseignants

L’administration de l’école peut autoriser les enseignants, dont les comptes ont été créés par l’administration de l’école, à créer de façon autonome de nouveaux groupes ou classes dans la liste des groupes et des classes de l’école. Lorsqu’un enseignant crée un nouveau groupe ou classe, il en devient automatiquement le modérateur et peut gérer ce groupe ou cette classe.

6.10. Fonction « Emplacements » Stockage de comptes d’accès WebDAV externes

Dans votre ESPACE PRIVÉ, vous avez accès, selon la configuration de vos droits, à la fonction « lieu de stockage ». Cette fonction vous permet de créer des données d’accès à des répertoires WebDAV externes. Le stockage a pour seul but de vous permettre d’accéder aux données qui y sont stockées directement depuis EduU. Il vous faut pour cela saisir l’URL du répertoire, votre identifiant ainsi que votre mot de passe de chaque répertoire WebDAV dans la fonction « Emplacements», et le contenu du répertoire pourra ainsi être visible sur EduU.

Vous pouvez à tout moment supprimer vous-même vos données d’accès WebDAV enregistrées.

6.11. Fonction utilisateur « Site web » : Pas d’utilisation de fichiers journaux (Log-files)

La fonction « Site web » permet de créer et de publier des sites web simples. Ces sites sont accessibles depuis le monde entier via une URL contextuelle. Lorsqu’une personne accède à un tel site web, ses données personnelles (telles que l’adresse IP du terminal utilisé par exemple) ne sont pas enregistrées par le serveur dans des fichiers journaux (Log-Files).

6.12. Fonction utilisateur « Classeurs » : Suppression des différentes versions d’un fichier

Les membres disposant de droits d’administration peuvent spécifier dans la fonction « Classeurs » que seule la dernière version d’un fichier soit affichée dans le classeur. Lorsque cette fonction est activée et qu’un membre, en fonction de ses droits dans le classeur concerné, supprime un fichier affiché, alors toutes les versions du fichier, même celles non affichées, sont également supprimées. L’utilisateur en est alors informé.

Dans le cas d’un accès au classeur via un compte WebDAV, c’est toujours uniquement la dernière version d’un fichier qui est affichée. Les membres disposant de droits d’administration peuvent spécifier dans les paramètres d’un classeur que l’accès à ce classeur via un compte WebDAV permet non seulement la lecture mais aussi la suppression des fichiers de ce classeur. Lorsque cette fonction est activée, la suppression de la version affichée d’un fichier entraîne la suppression de toutes les autres versions du fichier.

Lorsqu’un fichier est supprimé dans un classeur, ce fichier est classé dans la Corbeille du classeur en question. Cette Corbeille est accessible aux membres disposant de droits d’administration pour ce classeur. Les fichiers peuvent être supprimés de la Corbeille ou bien être copiés et replacés dans le classeur d’origine ou dans un autre classeur de la plateforme. Les fichiers conservés dans la Corbeille sont automatiquement supprimés au bout de quatre semaines.

6.13. Utilisation d’OnlyOffice pour la création et le traitement de documents dans des classeurs

Sécurité
Vous pouvez créer des nouveaux documents Office (textes, feuilles de calcul et présentations) dans des classeurs et y traiter des documents Office existants. Le fichier concerné est alors transféré via une interface vers une installation OnlyOffice, qui est exploitée dans le même centre de données que la plateforme. Les données personnelles générées lors du traitement de documents dans OnlyOffice restent donc dans l’espace d’exploitation sécurisé des plateformes.

Droits d’utilisation

Les droits d’utilisation relatifs à la création et au traitement de documents dans un classeur via OnlyOffice sont identiques aux droits des membres tels qu’ils sont définis pour les utilisateurs du classeur.

Enregistrement de paramètres personnels par le biais de cookies

Lorsque vous modifiez vos paramètres personnels dans OnlyOffice (par exemple concernant l’affichage du document), ces paramètres sont enregistrés sur votre terminal dans un cookie jusqu’à ce que vous supprimiez ce cookie. Si vous empêchez l’enregistrement de cookies sur votre terminal, OnlyOffice ne peut pas enregistrer vos paramètres personnels ; vous devez alors renouveler la configuration de vos paramètres à chaque fois que vous traitez un fichier dans OnlyOffice.

Traitement des données personnelles dans des documents : nom affiché, commentaires, suivi des modifications

Lorsque vous ouvrez un document depuis un classeur dans OnlyOffice, votre nom d’utilisateur affiché sur la plateforme est traité dans OnlyOffice. Cela permet, d’une part, à toutes les personnes qui traitent ce document au même moment de voir qui est également en train de le traiter. D’autre part, cela rend possible la rédaction de commentaires personnels ainsi que l’enregistrement des modifications apportées au document en mode « Suivi des modifications », tout en permettant aux autres personnes qui traitent le même document d’identifier les auteurs de ces commentaires et de ces modifications.

Pendant le traitement d’un document, vous avez la possibilité d’inviter d’autres membres de votre espace de travail (un groupe par exemple), lorsqu’ils sont connectés à la plateforme, à venir traiter le document en même temps que vous. Après fermeture du document par le dernier membre qui l’a traité, une nouvelle version du fichier est enregistrée automatiquement dans le classeur d’origine sous le même nom. La personne qui aura ouvert le document en premier sera désignée dans le classeur comme l’auteur de cette nouvelle version du fichier.

Dans votre classeur personnel, vous pouvez inviter vos contacts Messenger de la plate-forme à venir traiter en même temps que vous un document que vous avez ouvert dans OnlyOffice. Vos contacts Messenger auront accès au document uniquement pendant le traitement du document ; dès que le document aura été refermé dans OnlyOffice, ils n’y auront plus accès.
Lorsque vous traitez un document dans OnlyOffice, toutes les modifications apportées au document sont enregistrées automatiquement pendant le traitement. Vous pouvez également enregistrer à tout moment une copie du document sur votre terminal pendant le traitement du document dans OnlyOffice.

Le nom affiché sur la plateforme de l’auteur d’un commentaire ainsi que la date et l’heure de sa création sont indiquées pour chaque commentaire créé pendant le traitement d’un document dans OnlyOffice. Lorsqu’un document est exporté depuis OnlyOffice pendant le traitement ou automatiquement sauvegardé dans le classeur d’origine de la plateforme après le traitement, la référence personnelle des commentaires est conservée dans le document. En mode « Suivi des modifications », le nom de l’auteur ainsi que la date et l’heure de création sont enregistrés avec chaque modification effectuée lors du traitement d’un document par plusieurs personnes.

Le nom de l’auteur d’un commentaire ou d’une modification est supprimé lorsque le commentaire ou la modification concerné est supprimé, ou lorsque le document concerné est lui-même supprimé.

6.14. Fonction utilisateur « Album photo » : suppression de photos

Lorsqu’une photo est supprimée dans un album photo, cette photo est classée dans la Corbeille de l’album photo en question. Cette Corbeille est accessible aux membres disposant de droits d’administration pour cet album photo. Les photos peuvent être supprimées de la Corbeille ou bien être copiées et replacées dans l’album photo d’origine ou dans un autre album photo de la plateforme. Les photos conservées dans la Corbeille sont automatiquement supprimées au bout de quatre semaines.

6.15. Outil « heures de consultation » : visibilité des données liées aux réservations

L’outil « heures de consultation » permet aux membres de l’école de réserver des consultations avec d’autres personnes, généralement des membres de l’école également, selon une grille horaire prédéfinie. Les usages les plus courants concernent les heures de consultation régulières proposées au sein de l’école, ainsi que les réunions parents-enseignants organisées par l’école.

Par défaut, les noms des personnes qui ont effectué les réservations sont visibles dans la grille horaire pour tous les membres, quel que soit leur rôle, ainsi que pour les administrateurs de l’outil. Dans les préférences de l’outil, la visibilité des noms peut être désactivée par rôle de membre, jusqu’au rôle d’administrateur de l’outil.

Si la personne réservée dispose d’un identifiant, elle voit systématiquement qui est l’auteur de la réservation. Avec des droits d’administration, les préférences de l’outil permettent de supprimer facilement toutes les réservations effectuées et toutes les ressources disponibles.

(7) Informations complémentaires concernant la sécurité des données

Nous avons pris toute une série de mesures de sécurité pour que vos données personnelles enregistrées sur EduU et créées lors de l’utilisation de la plateforme soient protégées de façon appropriée contre toute manipulation, perte, destruction ou encore contre tout accès par des personnes non autorisées. Vos données sont protégées par des mesures organisationnelles et techniques appropriées. Nos mesures de sécurité sont réexaminées en permanence conformément au RGDP sur la base des évolutions technologiques et adaptées en conséquence si nécessaire.

7.1. Cryptage

Pendant l’utilisation de EduU (via un navigateur, l’application WebWeaver® et le WebWeaver® Desktop), la transmission des données est protégée dès la connexion par un accès à internet crypté (TLS 1 avec un cryptage 256 bits au minimum).

7.2. Mot de passe sécurisé

Le système requiert que votre mot de passe pour EduU doive avoir au moins 12 caractères ; il est enregistré de façon cryptée.

Compte tenu de la grande hétérogénéité du groupe d’utilisateurs de EduU, le système ne donne pas de directive supplémentaire pour la définition d’un mot de passe plus complexe. Veuillez prendre en compte une éventuelle politique sur les mots de passe de votre école.

Veillez toujours à utiliser un mot de passe aussi sûr que possible. D’une manière générale, les mots de passe longs sont plus sûrs que les mots de passe courts. Vous pouvez par exemple vous orienter aux recommandations de l’Office fédéral allemand pour la sécurité informatique (BSI) disponibles en allemand sur https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Service/Aktuell/Informationen/Artikel/Passwoerter.html.

7.3. Connexion sécurisée lors de l’utilisation de l’application WebWeaver®

Lorsque vous vous connectez sur EduU avec un smartphone ou une tablette via notre application WebWeaver®, ce n’est pas votre mot de passe qui est enregistré sur votre appareil portable mais un identificateur (« Token ») qui vous permet de vous connecter automatiquement au démarrage de l’application ainsi que le statut de connexion « rester connecté ». Avec le statut « rester connecté », vous pouvez recevoir des notifications poussées de EduU même lorsque l’application n’est pas ouverte. Vous pouvez fermer le statut « rester connecté » dans l’application à tout moment en vous déconnectant de l’application.

Dans votre ESPACE PRIVÉ, sous "Préférences", "Services externes", vous pouvez à tout moment supprimer la connexion existante avec l’appareil mobile sur lequel vous avez installé l’application afin d’empêcher immédiatement une connexion via l’application, par exemple si vous avez perdu votre appareil mobile.

Vous pouvez également utiliser l’application sans le statut « Rester connecté ». Cela est tout particulièrement conseillé lorsque vous n’utilisez pas un appareil personnel mais un appareil de l’école. Il vous faut alors entrer votre identifiant et votre mot de passe à chaque fois que vous ouvrez l’application, et vous ne pouvez pas recevoir de notifications poussées de EduU sur cet appareil.

Vous trouverez toutes les informations concernant la politique de confidentialité de l’application WebWeaver® sur https://www.webweaver.de/dse_webweaver_app.

7.4. Connexion sécurisée lors de l’utilisation de WebWeaver®-Desktop

Lorsque vous vous connectez sur EduU via WebWeaver® Desktop (Windows), ce n’est pas votre mot de passe qui est enregistré sur votre appareil mais un identificateur (« Token ») qui vous permet de vous connecter automatiquement au démarrage du Desktop.

Dans votre ESPACE PRIVÉ, sous "Préférences", "Services externes", vous pouvez à tout moment supprimer la connexion existante avec l’appareil sur lequel vous avez installé WebWeaver® Desktop. Cela vous permet par exemple d’empêcher une connexion non autorisée à votre ordinateur avec vos données d’accès via WebWeaver® Desktop.

7.5. Restriction d’accès par pays

Vous pouvez sécuriser encore plus votre compte d’accès à EduU en activant dans les configurations de votre ESPACE PRIVÉ une restriction d’accès par pays. En activant ce paramètre, vous définissez les pays à partir desquels une connexion avec vos données d’accès est possible. Une connexion depuis un pays autre que ceux que vous avez autorisés sera automatiquement empêchée même avec l’utilisation correcte du mot de passe. Vous serez informéde cette tentative de connexion par une notification du système.

Vous pouvez à tout moment modifier ou annuler cette restriction d’accès par pays.

Cette restriction d’accès par pays peut également être définie, modifiée ou annulée par l’administration au niveau de l’école en fonction des rôles.

7.6. Utilisation de cookies de session

Après la connexion d’un membre, EduU utilise ce qu’on appelle un cookie de session, c’est-à-dire un petit fichier qui est enregistré automatiquement par votre navigateur sur l’appareil utilisé pour la connexion. Ce cookie de session nous permet de sécuriser votre "session" actuelle, c’est-à-dire la connexion technique de votre navigateur à notre serveur. L’utilisation de cookies vous permet d’utiliser la plateforme de façon sûre.

Les cookies que nous utilisons ne sont enregistrés sur votre appareil que pour la durée de votre connexion. Dès que vous fermez votre navigateur, le cookie de session qui aura été enregistré par EduU sera automatiquement supprimé par votre navigateur.

Nous n’utilisons pas de cookies avec des durées de conservation plus longues.

(8) Vos droits en matière de protection des données

Vous disposez des droits suivants vis-à-vis du responsable du traitement de vos données personnelles :

droit d’information sur vos données personnelles (article 15 RGDP)
droit de rectification, de blocage ou d’effacement (articles 16 et 17 RGDP)
droit à la limitation du traitement (article 18 RGDP)
droit d’opposition au traitement (article 21 RGDP) et
droit à la portabilité des données (article 20RGDP, si cela est techniquement possible).

Si votre compte d’accès a été créé par une école, veuillez contacter directement la direction de cette école.

Si par contre, vous avez obtenu un compte d’accès à titre d’essai de DigiOnline GmbH, alors DigiOnline GmbH est le responsable du traitement de vos données. Afin d’éviter que, dans l’exercice de vos droits, vos données personnelles ne soient divulguées à des tiers ou effacées sous couvert d’une fausse identité, veuillez envoyer votre demande par message électronique ou par courrier à DigiOnline GmbH à l’adresse datenschutz@digionline.de en vous identifiant clairement (par exemple, avec une copie de votre carte d’identité).

Droit de recours

En plus des droits susmentionnés, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (article 77 RGDP). Vous pouvez pour cela vous adresser à l’autorité de contrôle de la protection des données responsable pour votre lieu de résidence.

(9) Avez-vous d’autres questions concernant la protection de vos données ?

Si vous avez d’autres questions concernant la protection des données sur EduU, veuillez vous adresser à l’école qui vous a fourni le compte d’accès à EduU.ch. Vous pouvez également nous contacter directement à tout moment à l’adresse datenschutz@digionline.de.